Bexit

Vor gut einem Jahr, am 15. Januar 2016, haben Thomas, Philipp und Marius die Elohna GmbH gegründet. Innert weniger Monate haben die drei Gründer ein Produkt geschaffen, nämlich Payroll Software as a Service für den Schweizer Markt, das nicht zuletzt dank ihrem überdurchschnittlichen Product Management und DevOps höchsten Ansprüchen an benutzer-freundliche, cloud-basierte Software gerecht wird und Kunden begeistert, aber auch Konkurrenten beeindruckt. Und so nebenbei haben sie sich Lohnbuchhaltungsfachwissen angeeignet, von dem so mancher Treuhänder sich eine Scheibe abschneiden könnte.

Das ist auch der bexio AG nicht entgangen, die einmal mehr einen guten Riecher bewiesen und die Elohna GmbH vor gut einer Woche, am 13. Januar 2017, übernommen hat.

Herzlichen Glückwunsch, Thomas, Philipp und Marius – innert eines Jahres eine Firma zu gründen und erfolgreich zu verkaufen ist eine wahre Meisterleistung!

Lohnfindung, Lohnbuchhaltung, Lohnadministration

Von der Gründung (der Inturico Engineering GmbH) im Frühling 2007 bis zum Eintritt von Corinne im Frühling 2014 war ich Doodles Buchhalter und Personalverantwortlicher. Deshalb interesse ich mich heute für Themen wie Buchhaltung und Lohnabrechnung.

2010 hatte ich ein erstes Mal web-basierte Buchhaltungssysteme evaluiert; ausser Xero überzeugte mich damals nichts, und Xero kam aus Gründen, die mir leider entfallen sind, nicht für Schweizer KMUs in Frage. Damals kam die Idee auf, dereinst ein web-basiertes Banana zu entwickeln.

Heute gibt es mit CashCtrl und easySYS zwei ausgezeichnete web-basierte Buchhaltungssysteme für Schweizer KMUs. Was nach wie vor fehlt, ist ein ausgezeichnetes web-basiertes Lohnbuchhaltungssystem. Um zu verstehen, wie komplex Lohnabrechnungen werden können,
habe ich zwei Bücher zum Thema gekauft: “Lohnfindung, Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung” sowie “Sozialversicherungen, Lohnadministration und Arbeitsrecht für Personalassistenten“. Ersteres habe ich in der Zwischenzeit gelesen und kann es wärmstens empfehlen, auch wenn man sich nicht mit dem Gedanken trägt, ein Lohnbuchhaltungssystem zu entwickeln.

Apropos Löhne: Zuckerbrot und Peitsche sind passé.

Web-basierte Lohnabrechnungen

Es gibt sehr viele Schweizer Lohnbuchhaltungssysteme. Leider sind nur die wenigsten web-basiert. Und keines der web-basierten hat Lust auf eine ausführliche Evaluation gemacht. In einem Fall ist das dreifach schade, da der betreffende Dienst auch (Kern-)Buchhaltung und Rechnungserstellung anbietet; aber sein Look & Feel ist so qualvoll, dass sogar ich das besser hingekriegt hätte …

Jedenfalls wundert es mich nicht, dass sich Microsoft Excel auch als Lohnbuchhaltungssystem grosser Beliebtheit erfreut, zumal es für die typischsten Fälle Vorlagen von Profis gibt. Erfreulicherweise kommt nun etwas Bewegung in den Markt (http://www.buchhaltungs-forum.ch/t/einfache-online-lohnverrechnung-besonders-fur-run-my-accounts-kunden/164).

Wer noch wünscht sich eine ansprechende web-basierte Lohnbuchhaltung?

Web-basierte Rechnungen

Es braucht nicht viel, damit eine Rechnung korrekt ist (https://www.runmyaccounts.ch/2012/09/wie-schreibe-ich-eine-korrekte-rechnung/). Trotzdem möchte ich Rechnungen nicht mehr mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen, sondern dafür einen Web-Dienst nutzen. Mein Ziel sind (noch) nicht E-Rechnungen, die ein bisschen mehr bedürfen, um korrekt zu sein (http://startwerk.ch/2012/10/04/rechnungswesen-fuer-startups-das-sind-die-stolpersteine-bei-e-rechnungen/). Fürs erste genügt es mir, Rechnungen web-basiert zu erstellen und dann einen Ausdruck mit der Post zu verschicken und einen im physischen Archiv (aka Bundesordner) abzulegen.

Lässt man das Web nach “billing” oder “invoicing”, aber auch “Fakturierung” oder “Rechnungsstellung”, durchsuchen, weiss man nicht, ob man angesichts der Fülle von Angeboten lachen oder weinen soll. Also beschränke ich mich bei der Evaluation auf drei Schweizer Lösungen:

  • Auf CashCtrl hat mich Myke vor langer Zeit aufmerksam gemacht (weil ich mich für web-basierte Buchhaltung interessiere).
  • easySYS kenne ich aus der Zeitung.
  • Und über facturandum bin ich irgendwann mal gestolpert; vielleicht weil ich via Reto von TestingTime Karin von required flüchtig kenne. (Ja, das war gerade Schleichwerbung für die beiden. Wir haben halt alle mal zur Tamedia-Familie gehört.)

Für das Erstellen von Rechnungen genügt bei CashCtrl die kostenlose Ausgabe. easySYS lässt sich 30 Tage lang kostenlos ausprobieren und kostet danach mindestens 29 Fr. pro Monat. facturandum lässt sich 60 Tage lang kostenlos ausprobieren und kostet danach 9 $ pro Monat.

Registrierung (sign up) und Anmeldung (sign in)

Die Registrierung und erste Anmeldung erfolgt bei allen drei Diensten problemlos, wenn man davon absieht, dass zwei Bestätigungs-E-Mails den Spam-Filter nicht ohne manuellen Eingriff passiert haben. Für easySYS und facturandum generiere ich das Passwort, CashCtrl generiert eines für mich. Probehalber melde ich mich wieder ab und behaupte gegenüber allen drei Diensten, das Passwort vergessen zu haben, doch keiner macht den Fehler, mir das bisherige Passwort zu schicken (was darauf hingewiesen hätte, dass Passwörter nicht gehasht, sondern bestensfalls mehr oder weniger adäquat verschlüsselt und schlimmstenfalls unverschlüsselt abgelegt werden).

Grundeinstellungen

Im Gegensatz zu CashCtrl und easySYS muss facturandum zunächst auf ein schweizerdeutsches Gebietsschema umgestellt werden (Sprache von Englisch nach Deutsch, Währung von USD nach CHF, MWST-Sätze etc.), was jedoch schnell und einfach gemacht ist. easySYS punktet mit einem guten Einstellungsassistenten, nervt dafür ein kitzeklein wenig mit zu gut gemeinter pro-aktiver Unterstützung sowie Gamification.

Show me the money!

Alle drei Dienste erlauben das Erstellen einer Rechnung ohne Umwege. Wurden z.B. noch keine Kunden erfasst, kann man den ersten Kunden praktisch nahtlos erfassen, während die betreffende Rechnung erstellt wird. Nichtsdestotrotz sind alle drei Dienste auch komplexer als nötig, da die ihnen zu Grunde liegenden Anwendungsfälle mächtiger sind als meiner. Z.B. erfordern CashCtrl und easySYS die Angabe von Buchhaltungskonten, denen die Rechnungspositionen zugeordnet werden können, während facturandum die Angabe einer E-Mail-Adresse erfordert, um die Rechnung elektronisch zustellen zu können. Da gibt es also vielleicht doch noch eine Nische für einen möglichst schlanken Dienst (mit guter API, um mit der möglichst schlanken Buchhaltung und mit der möglichst schlanken Zeiterfassung zusammenarbeiten zu können) …

Ein Plus von easySYS gegenüber CashCtrl und facturandum sind die Pseudo-Positionen für ein Zwischentotal und für einen Rabatt, z.B. in Form einer Abrundung (s.u.), was sich bei den anderen zwei Diensten jedoch emulieren lässt.

Spieglein, Spieglein an der Wand …

Die Benutzerschnittstelle von facturandum gefällt mir am besten, gefolgt von easySYS und CashCtrl. Bei den generierten PDF-Dokumenten gefällt mir easySYS am besten, gefolgt von CashCtrl und facturandum:

Fazit

Eindeutig empfehlen kann ich keinen der drei Dienste, dringend abraten aber auch von keinem. Wer die Kombination mit Zeiterfassung sucht, setzt auf easySYS oder facturandum (wobei ich auf die Schnelle nicht feststellen konnte, ob auch Projekt-Spesen erfasst werden könnten). Wer die Kombination mit Buchhaltung sucht, setzt auf CashCtrl oder easySYS. Wenn ich sofort eine Entscheidung treffen müsste, würde ich mich für easySYS entscheiden (wobei bei der Entscheidung auch eine Prise St. Galler Lokalpatriotismus reinspielen würde). Bei Gelegenheit möchte ich CashCtrl und easySYS in Sachen Buchhaltung evaluieren; vorläufig setze ich noch auf Banana, auch wenn es leider nicht web-basiert ist.